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Redazione - Milano, 10 luglio 2017
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Quando il cloud è il miglior amico dell’agente di commercio

Sono tanti i servizi disponibili per immagazzinare i propri documenti sulla nuvola, e possono essere molto utili per gli agenti di commercio nello svolgimento del loro lavoro

I device di nuova generazione sono molto importanti per gli agenti di commercio. Ci consentono di usare app come WhatsApp e Gmail (o Mail), e molto spesso sostituiscono il pc sia nella lavorazione che nell’archiviazione dei dati e dei documenti.

Pensate che lo scorso anno, il numero di accessi Web generati dai dispositivi mobile ha superato per la prima volta quelli provenienti dai computer. Ma come tutte le cose belle, c’è un lato oscuro: è possibile che questi device possano essere smarriti, o peggio ancora, si possano danneggiare in modo irreparabile. Pensate ai dati che perdeste, ai documenti, agli storici, e a tutto quello che vi serve sia per la vostra professione che per la vostra vita privata.

Per questo motivo, nel corso degli anni, sono state introdotte molte funzioni e tecnologie pensate per proteggere i dati contenuti nei device. Non esiste, però, una soluzione apposita per ognuno dei casi, perché è necessario conoscere le opportunità offerte da ogni sistema, software, o servizio per implementare una strategia di sicurezza totale per dati e dispositivi. Queste opportunità servono per proteggere i dati sensibili che possono essere facilmente rubati attraverso anche una semplice rete intranet, che consente a un malintenzionato di scaricare documenti di valore, piuttosto che di ottenere le credenziali d’accesso per l’home banking o per la posta elettronica. Peggio ancora: se smartphone o tablet vengono rubati, il ladro può resettare il vostro dispositivo e rivenderlo. Questo cancellerebbe tutto il vostro passato lavorativo, costringendovi a ripiegare sul cartaceo o, peggio ancora, a fare una transumanza di operazioni per recuperare quello che avete perso.

Capiamo che si tratti di uno scenario inquietante, ma esistono app e software che sono state pensate proprio per queste evenienze.

L’agente di commercio deve essere vigile sui suoi dati sensibili all’interno del suo smartphone o tablet. Oggi le fatture si emettono soprattutto in formato elettronico, e la documentazione viene sempre di più messa in PDF. Contenere questi documenti nel tablet, o nello smartphone, è molto più pratico, perché permette di organizzare, anche per cartelle, i documenti, e soprattutto danno l’opportunità di creare un backup automatico di tutti i file che avete bisogno.attraverso le utilissime funzioni che i servizi in cloud mettono a disposizione.

Perché il cloud?

Il cloud è una parte fondamentale del proprio lavoro. Consente di immagazzinare e archiviare i documenti importanti, e di recuperarli da altri device o anche dal pc.

Premesso che esistono piani business per questo genere di servizi, attivabili anche con il proprio operatore, e che, quindi, comportano un ulteriore costo rispetto ad altri, qui elenchiamo i servizi gratis che possono essere utili senza costi aggiuntivi e con il massimo della resa.

Il più famoso di tutti è sicuramente Dropbox, che consente all’utente di iniziare con un piano base di 2 gigabyte, e di ampliare costantemente lo spazio invitando i propri contatti email a registrarsi al servizio (ogni invito accettato equivale a 500 mb di memoria aggiuntiva). Inoltre consente di condividere i file e i documenti in modo facile e veloce, attraverso la condivisione del link che da l’opportunità di impostare restrizioni di vario tipo, che vanno dalla possibilità o meno di modifica del documento, al requisito di iscrizione al servizio. Dropbox da l’opportunità di scaricare una cartella da usare in offline, che si sincronizza automaticamente quando il vostro device (PC, Tablet o Smartphone) si connette alla rete. Dropbox, inoltre, consente di ampliare lo spazio d’archiviazione attraverso il pagamento mensile di una fee, che varia a seconda dello spazio di cui avete bisogno.

Onedrive è invece il servizio in cloud offerto da Microsoft, che arriva sui PC con una cartella preinstallata da usare anche in offline. Da l’opportunità di usufruire di un piano gratuito che comprende 5 gb e la suite online di Office per modificare, con una connessione a internet, i propri documenti/presentazioni/cartelle excel che, tra l’altro, si possono modificare in tempo reale con i propri contatti (con tanto anche di cronologia delle modifiche da consultare). Come Dropbox, è possibile scegliere se aumentare o meno lo spazio dietro il pagamento di una fee mensile.

Google Drive è il servizio offerto da Google. Ogni utente che si iscrive a Google, ha accesso automatico a tutti i servizi messi a disposizione dalla Big G, tra cui, appunto, Drive. L’utente ha 15 gb in dotazione, e la possibilità di produrre documenti convertibili nei formati più popolari. Inoltre, esattamente come Onedrive, potete modificare in tempo reale con i vostri contatti qualsiasi documento, e, tra l’altro, potete anche vedere cosa, in quel preciso momento, stanno modificando. Anche qui, è possibile aumentare lo spazio dietro pagamento di una fee mensile.

Box è un altra soluzione che ci sentiamo di consigliare. L’utente base ha a disposizione 10 gb di spazio gratis, ma con il limite di 250 mb di caricamento (questo limite non è presente negli altri servizi citati sopra). Il pagamento della fee, se volete ampliare il vostro spazio, comporta anche la variazione dell’ammontare disponibile al caricamento dei file.

In generale, quello che accomuna tutti i servizi citati sopra, è la possibilità di condividere facilmente i vostri documenti. Pensate a una situazione in cui dovete inviare un documento e il vostro pc o Macbook non vi consente di connettervi alla rete. Se avete una delle app installate anche sul vostro smartphone, potete condividere i vostri documenti con chiunque vogliate o inviarli come allegati per email, esattamente come se fossero presi dal vostro PC.

Ovviamente non vi diremo quali sono i migliori servizi in cloud, ma non possiamo negare quanto siano utili, perché consentono di fare una serie di operazioni e, soprattutto, di salvare la nostra vita lavorativa quando il device è compromesso.